Gestiona de forma eficiente tus proyectos utilizando un Portal

La nueva forma de trabajar (trabajo remoto o híbrido) y el avance de la tecnología han dejado nuevos retos a las empresas. Estos desafíos están relacionados con la utilización de herramientas digitales; es decir, el empleo de herramientas que ayuden a la gestión de diferentes proyectos internos en las organizaciones. 

En la gestión de un proyecto empresarial, se necesitan herramientas diversas con el objetivo de gestionar y supervisar las actividades a realizar. Por ejemplo, el diagrama de Gantt, los cronogramas de trabajos individuales, los correos de seguimiento y las actas de reuniones virtuales o presenciales deben formar parte de la gestión del proyecto, para lo cual se requiere de una herramienta digital que consolide lo antes mencionado.  

Para una eficiente gestión de un proyecto puedes utilizar un Portal de uso intuitivo, el cuál debe tener en primer lugar la seguridad suficiente para guardar la información que sustente el avance del proyecto. Muchos se han quedado con la visión de que, un Portal solo es utilizado como medio seguro para transferir archivos entre los equipos que están asignados al proyecto, pero en la actualidad esta herramienta ha evolucionado y tiene un potencial uso para digitalizar la gestión de los proyectos, todo en un solo ambiente con enlaces rápidos y atractivo diseño.  

Es usual enviar los archivos digitales de trabajo por correo o a un drive, pero no es recomendable si hay varios proyectos a cargo. Lo más probable es que se pierda control y conlleve a disminuir la eficiencia en la gestión del proyecto. Con un Portal bien estructurado se pueden supervisar eficientemente varios proyectos, saber el avance y estatus por responsable de todas las actividades a realizarse en la organización en tiempo real. 

A continuación, se detalla cómo un Portal hará que tus proyectos sean gestionados de forma más eficiente y adecuadamente supervisados:  

• Puedes iniciar creando uno o varios espacios digitales denominados Portales y dentro de los mismos crear Proyectos. Este espacio será un lugar de trabajo donde se definirá las actividades para el flujo del trabajo digital. Este procedimiento facilitará la planificación de cada proyecto a supervisar.  

• Debes decidir si los entregables de los diferentes proyectos se organizarán por carpetas, subcarpetas o solo archivos. La decisión dependerá de la complejidad de los proyectos. Como la herramienta es compartida con el equipo, es importante personalizarlos, es de decir definir los tipos de accesos y usuarios. Los entregables se centralizarán a medida que se cumplen las tareas en fecha de vencimiento. 

• La herramienta te permitirá la revisión de los cumplimientos de las actividades de uno o varios proyectos al asociar en cada proyecto las diversas tareas a un Cronograma (diagrama de Gantt), así permitirá colocar responsable, el acceso a ver estas tareas, la fecha de inicio y término de una actividad, además de definir si estas tareas requieren o no de un entregable. Estas actividades cuando requieran de mucho detalle pueden ser creadas desde platillas lo cual facilitará su creación de tareas en bloque e inclusive duplicarlas y/o utilizarlas como modelo cuando se necesite para otros proyectos. 

• Tendrás a través del Portal alertas mediante notificaciones por cada proyecto. Estas notificaciones pueden configurarse para que lleguen resumidas en correos automáticos. De esta forma podemos verificar si las tareas fueron concluidas, vencieron o están por vencer con un solo vistazo y además podemos tener visible el estatus de los proyectos con gráficos en un panel. 

• Cuando exista rotación del personal, el   mapeo de las actividades claves en el Portal, asegurará la continuidad y cumplimiento del cronograma  

• Te otorga la posibilidad de modificar las fechas de vencimiento en caso de que exista un cambio en el cronograma y permite que todo el personal involucrado en cada proyecto esté informado de las nuevas fechas establecidas.  

• El uso del Portal fomentará el trabajo colaborativo al tener los avances en tiempo real, transparente y visible. Lo que fomenta la responsabilidad individual y de equipo, más aún si el equipo trabaja de forma remota y en diferentes zonas geográficas.  

• Finalmente, simplificará los tiempos de las reuniones al tener un entorno digital que favorece la supervisión del cumplimiento de los proyectos en las fechas programadas. Así mismo evitarán la búsqueda de la información en correos de ida y vuelta, debido a que tiene todos los archivos preliminares y finales en un repositorio seguro, centralizado, en línea y de fácil acceso.  

En BDO utilizamos esta solución digital, la cual fue desarrollada en conjunto con Microsoft. Por esta razón, con conocimiento del caso, recomendamos su uso para una mejor y eficiente gestión de los proyectos realizados en las organizaciones.