Cómo mantener segura a su organización mientras realiza videoconferencias

Si bien la videoconferencia no es un concepto nuevo, el nuevo coronavirus (COVID-19) ha provocado que la demanda de comunicación virtual esté en su punto más alto. Como resultado, muchas organizaciones tuvieron que imponer políticas de trabajo remoto. Trabajar desde casa hace que los empleados accedan a datos con equipos y conexiones potencialmente menos seguras. Mientras las organizaciones que utilizan plataformas de videoconferencia están en aumento, la información compartida durante estas reuniones es cada vez más vulnerable a los ciberatacantes.

La buena noticia es que muchas plataformas de videoconferencia incluyen configuraciones de seguridad que pueden prevenir tales incidentes. Aquí hay algunos consejos para mantener segura a su organización:

1. No importa qué plataforma elija su organización, revise la configuración de seguridad y privacidad. Hacer cumplir la configuración de seguridad y privacidad adecuada evita que los atacantes exploten vulnerabilidades conocidas.
2. Al organizar reuniones, la sesión no debe comenzar sin el organizador. Muchas plataformas ofrecen una función de sala de espera que mantiene a los participantes en salas virtuales separadas antes de que comience la reunión. El uso de la función de sala de espera permite al anfitrión admitir usuarios seleccionados, agregando otra capa de protección y seguridad.
3. Requerir contraseñas de participantes para todas las reuniones. Las contraseñas obligatorias protegerán contra visitantes no invitados y protegerán la información compartida durante la reunión. Algunas plataformas generan automáticamente contraseñas además de las ID de las salas de reuniones para cada videoconferencia, mientras que otras permiten la creación individual de una contraseña. Si la plataforma permite que el host cree contraseñas, utilice las mejores prácticas: elija una cadena aleatoria de números, letras mayúsculas y minúsculas y símbolos; Evite contraseñas simples a toda costa.
4. Si se está grabando la reunión, asegúrese de notificar a todos los participantes. Asegúrese de que la grabación solo esté disponible para las partes respectivas y que se almacene en un entorno controlado protegido por permisos y encriptaciones.
5. Verifique los enlaces de la conferencia antes de aceptar. Evite aceptar enlaces en publicaciones grandes o plataformas de redes sociales. Cuando reciba una invitación a una reunión, verifique que sea de una fuente conocida y confiable. Desplácese sobre el enlace antes de hacer clic y tenga en cuenta los enlaces maliciosos, como los que contienen archivos ".exe". Hemos visto un aumento en los intentos de phishing donde los enlaces maliciosos tienen incrustados los nombres de las plataformas de videoconferencia. Sin embargo, en lugar de estar vinculado a la reunión, el enlace conduce a sitios de inicio de sesión falsos. Recordar a los asistentes que verifiquen los enlaces antes de aceptar puede proteger contra estafas maliciosas.
6. Mientras usa la función de compartir pantalla, no permita que todos los participantes compartan de manera predeterminada. La mayoría de las plataformas tienen configuraciones que permiten al anfitrión elegir quién administra el uso compartido de la pantalla. Una vez que comienza una reunión, el anfitrión puede permitir que participantes específicos compartan cuando sea apropiado. Esto mantiene al host en control y evita que los hackers compartan imágenes.
7. Use el software más actualizado disponible. Es más probable que los ciberatacantes y los estafadores utilicen versiones anteriores del software. Confirme que todos los participantes actualicen constantemente su software a la última versión.
8. Bloquee su reunión una vez que todos los participantes se hayan unido a la videoconferencia. Si un participante abandona accidentalmente la reunión, desbloquee y vuelva a bloquear una vez que haya regresado. Tener la reunión bloqueada mantiene las conversaciones confidenciales, evita que se filtre información importante y asegura la ubicación. Muchas plataformas ahora ofrecen fondos virtuales para asegurar imágenes de fondo y para un divertido cambio de escenario. Varias plataformas de videoconferencia ofrecen versiones tanto gratuitas como empresariales, y la elección de la mejor plataforma para su organización depende de las necesidades específicas de la organización.

La videoconferencia nos permite tener interacción humana en tiempo real durante esta era de distanciamiento social. Sin embargo, es esencial contar con la tecnología adecuada y un entorno seguro para proteger su organización y sus empleados contra ataques maliciosos. El aumento de las videoconferencias durante estos tiempos sin precedentes nos muestra el poder de estar conectado digitalmente, haciendo que la seguridad en línea sea más importante que nunca.

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Adaptado por BDO Perú de ‘Staying Secure While Video Conferencing During COVID-19’, BDO Digital, Abril 2020.