La información "invisible" de tu empresa
Las empresas están tan concentradas mirando las transacciones del negocio (comprar, vender, facturar, despachar, contabilizar, entre otras tantas) y analizando las mismas y la información que generan; que se presta muy poca atención a cómo se hacen las cosas (actividades “no transaccionales”) dentro de la organización, y que esto tiene mucha incidencia en los resultados, sean buenos o malos.
Esta información suele ser invisible para los negocios y sus directivos, en las que algunas veces, y a través de “cajas negras” exigen resultados con poca o nula información de qué cambios plantear para hacer las cosas mejor.
Normalmente esta información “no transaccional” está distribuida en 3 capas: Analítica, Diseño y Seguimiento.
A pesar de algunas coincidencias (por el nombre de la capa) con la información transaccional, nos vamos a referir a la información no transaccional en el desarrollo de cada una de ellas a continuación:
1. Capa Analítica
Esta capa le debe permitir a la organización ver, conocer y analizar a través de distintos atributos, cómo esta configurado el negocio y sus diferentes procesos, teniendo una visión integral y desde diversas perspectivas y pudiendo navegar desde lo general a lo particular y viceversa. Las empresas deben poder ver y responder de forma muy rápida preguntas como las siguientes:
- ¿Cuáles son los riesgos más altos en la organización?
- ¿En qué procesos se presentan los riesgos más altos?
- ¿Qué controles están siendo aplicados a los riesgos más altos?
- ¿Qué procesos tienen alto componente manual?
- ¿Qué posiciones directivas tienen alta carga operativa?
- ¿Cómo está distribuida la carga de trabajo?
- ¿Cuál es el potencial de virtualización de mi negocio?
- ¿Qué hallazgos de auditoría de impacto alto tengo?
- ¿Qué tratamiento estoy haciendo a dichos hallazgos?
- ¿Qué oportunidades de mejora priorizadas se están implementando?
- ¿Qué planes de acción se están ejecutando y cuándo vencen?
- ¿Todos los colaboradores han sido informados y han confirmado la lectura de todos los documentos y políticas de compliance de la compañía?
Desde Goldenbelt te brindamos las herramientas adecuadas para obtener el análisis correcto de tu negocio y lograr diseñar y responder de manera adecuada ante cualquier riesgo o contingencia y mejora continua.
2. Capa de Diseño
Esta capa le debe permitir a la organización saber cómo está diseñado el negocio para funcionar. De manera muy rápida y muy ágil no sólo la dirección, sino cualquier colaborador, debe poder ver los procesos del negocio y todas sus relaciones (con riesgos, controles, políticas, documentos, sistemas, indicadores, entre otros) y asimismo conocer cuál es su mapa de relaciones en los procesos end to end de la empresa; entendiendo su rol e interacciones con otros colaboradores y dándole una visión 360 grados de en qué y cómo aporta a los resultados.
Se debe conocer cada actividad del negocio, quién la realiza, de qué tipo es (manual, remota, otros), qué función cumple (consulta, autorización, cálculo, otros), con qué frecuencia se realiza, qué tiempo toma, si es remota o presencial, entre otros.
La información del diseño del negocio debe darle al colaborador y directivos la facilidad de conocer el potencial de transformación (automatización, robotización, virtualización, nivel de servicio, entre otros) de sus procesos de acuerdo al impacto que estos pueden tener en el negocio, las prioridades estratégicas establecidas y sus resultados.
Conoce tu mapa de relaciones, con quiénes trabajas, en qué procesos, qué y cuántas interacciones tienes, tus inputs o outputs.
3. Capa de Seguimiento
Esta capa debe permitir a la organización conocer en cualquier momento la trazabilidad y estado de cada una de las entidades y su flujo (procesos, documentos, políticas, riesgos, controles, entre otros), de acuerdo al Modelo de Gobierno establecido (dueños, editores, aprobadores y revisores y los flujos asociados definidos). Asimismo, el modelo establecido debe generar notificaciones y alertas automáticas a quienes correspondan de acuerdo a su posición, a fin que conozcan en línea aquello que es importante para su trabajo y ejecuten de forma oportuna lo que corresponde a su rol y participación en el gobierno de la organización.
No sólo es importante tener un buen diseño, sino también que en aquellas empresas más maduras donde el gobierno está distribuido y las organizaciones son más ágiles, es importante asegurar una rápida inducción, un alto nivel de conocimiento y una adecuada difusión y seguimiento de la información.
Pareciera que lograr este nivel de información, visibilidad y madurez en la gestión de un negocio fuera muy difícil de lograr. Sin embargo, hoy existe la tecnología para hacerlo y de manera muy rápida. En la era digital la ventaja competitiva de los negocios está en el manejo de la información.
Y tú, ¿estás en un negocio de información no transaccional “invisible”?
¿Te gustaría contar con una herramienta que te permita hacer todo esto y más?
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Adaptado por BDO Perú de ‘La información “invisible” de tu empresa’, Goldenbelt, Setiembre 2021.