Cómo lograr eficiencia con la Facturación Electrónica
Desde que las empresas iniciaron la migración hacia la Facturación Electrónica (nueva tecnología impulsada por la Administración Tributaria), se han roto muchos paradigmas importantes y aún hay otros más que cuestan romper. No importa cuánto tiempo más demore la caída de éstos, lo cierto es que generan ineficiencia y gasto en las empresas. A continuación algunas reflexiones al respecto.
La mayoría de negocios incorporados al Sistema de Emisión Electrónica (SEE) y las empresas que reciben los documentos electrónicos [1], a pesar de que no están obligados a imprimir las representaciones impresas, continúan con esta práctica.Además, existen empresas que exigen a sus proveedores que documenten físicamente las facturas electrónicas que emiten.
El problema es que la impresión y archivo de estos documentos ocasiona el uso innecesario de recursos en los negocios (horas del personal, hojas, archivadores, uso de impresoras, gasto de energía eléctrica, servicio de mensajería, servicio de custodia de documentos, etc.). Asimismo, esto distrae la atención de aquello que sí es importante, el adecuado almacenamiento de los archivos electrónicos, ya que éstos son el sustento tributario de las transacciones con sus clientes y proveedores.
Es imprescindible actualizar los procedimientos de la empresa a fin de crear eficiencia en el flujo de información entre las áreas, con sus clientes y proveedores. Estos procedimientos deben tener en consideración el flujo de documentos electrónicos y no el papel.
Otro aspecto importante a considerar es que la empresa debe disponer de un sistema que le permita asegurar la trazabilidad de las transacciones; es decir, seguir la historia, aplicación y localización de los documentos electrónicos, desde su emisión y/o recepción, su paso por las diferentes áreas del negocio, las aprobaciones respectivas de los responsables, su registro en la contabilidad y el archivo electrónico en un medio magnético. No es necesario contar con un ERP para este fin, sólo es necesario actualizar y adecuar los procesos existentes de tal forma que aumente la eficiencia en la empresa.
Adicionalmente, se debe establecer procedimientos que aseguren el adecuado almacenamiento de los archivos electrónicos, de tal forma que permita ubicar fácilmente los documentos electrónicos cuando sea requerido y se mantenga la integridad de los mismos.
Ya hemos iniciado la era del dinero y los documentos electrónicos, debemos intentar cambiar la forma en que aprobamos, documentamos y guardamos la historia de las transacciones. Esto redundará en mayor eficiencia y productividad; de lo contrario, el uso de la tecnología no ayudará a obtener los resultados esperados.
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[1] En este documento, me refiero a las facturas electrónicas, boletas de venta electrónicas, las notas de crédito, notas de débito y los documentos que los soportan.