¿Cómo lograr un proyecto exitoso de mejora de procesos?

por Omar Chavesta | 30 julio 2018

Para que una empresa se embarque en desarrollar proyecto de mejora no importa el tamaño, coyuntura, e incluso si cuenta o no con un área interna de procesos. Todas las organizaciones tratan de buscar, de alguna manera, nuevas formas para optimizar su trabajo. En ese sentido y para que los proyectos de mejora de procesos tengan el mayor éxito posible, recomendamos los siguientes 7 tips:

Comienza con los procesos críticos: identifica dónde está la esencia de nuestro negocio, cuáles son aquellos procesos y actividades que colaboran y tienen un mayor impacto en la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa. Una forma de hacerlo de manera ágil y cuantitativa es a través de una priorización que considera el cruce ponderado entre los procesos de la compañía, calificándolos según el grado de cumplimiento con los objetivos estratégicos.
Crea un equipo mixto de mejora: es importante asignar tiempo de los “dueños, líderes o referentes” de los procesos con la finalidad que participen activamente de las reuniones de levantamiento del proceso y de identificación de mejoras. Recuerda, todos los procesos son transversales a las áreas, y ante mayor cantidad de áreas representadas, la identificación y aceptación de mejoras se enriquecerá.
Levantamiento “Walkthrough”: es necesario comprender la forma actual de la ejecución del proceso, para ello, es necesario acompañar de manera física al proceso a través de las distintas instancias por las que pasa, así podrás identificar formatos, pantallas de sistemas, esperas, reprocesos, indicadores y controles actuales, para luego documentarlos en un diagrama de flujo o algún otro gráfico de fácil lectura para todos los involucrados. No cometas el error usual de levantar únicamente los procesos desde un escritorio o una simple reunión.
Haz partícipes a los usuarios en la identificación de mejoras: considera que son los usuarios y dueños de los procesos quienes más saben de ellos y en algún momento han pensado en cómo mejorarlo. Pero, quizás no han tenido el espacio para expresarlo o mencionarlo. Recuerda que son ellos quienes finalmente podrán ver sus ideas posteriormente implementadas y de esta manera ir ganando tiempo para la implementación posterior y gestión del cambio.
Cuantifica las mejoras identificadas: la mayoría de las mejoras identificadas pueden traducirse o expresarse en términos de ahorro de tiempo, horas hombre o dinero. Un método rápido es identificar la cantidad de tiempo que se reduce o disminuye el proceso por las actividades que no generan valor y por ende hemos eliminado. Es clave mostrar a la Gerencia o Directorio el ahorro o mejora total del proyecto para apoyar su ejecución y para tener parámetros de medición para su monitoreo.
Crea un plan de acción: agrupa por afinidad las mejoras identificadas a través de pequeños proyectos de implementación para el corto, mediano y largo plazo. Algunos ejemplos sencillos de agrupación son: Mejora de Tecnologías, Riesgos y Control, Organizacional, Capacitación, entre otras categorías. Considera la cantidad de recursos a utilizar por la compañía para la implementación de las mejoras para que el plan sea lo más cercano a la realidad de tu organización.
Inicia de inmediato la implementación: una vez terminada la etapa de diagnóstico, inicia la implementación de las mejoras de manera inmediata. Asigna responsables de cada iniciativa de implementación para que elaboren sus planes de trabajo. Tu organización, y en especial los dueños de los procesos que participaron activamente, deseará ver los cambios implementados. Si no cuentas con el tiempo para hacerlo, entonces busca apoyo para la gestión de los proyectos e iniciativas con terceros especializados.