¿Cómo implementar una Oficina de Proyectos (PMO) en una organización?

Durante los últimos años las exigencias en los proyectos en las organizaciones se han incrementado, hoy en día se requieren resultados en menores tiempos, con costos reducidos, mayor calidad, entre otros. Las organizaciones, con el objetivo de mejorar la ejecución de sus proyectos, han empezado a constituir sus Oficinas de Proyectos (PMO), y de acuerdo a los últimos resultados de PMI's Pulse of Profesion 2016 Alto costo bajo desempeño, si bien los proyectos en las organizaciones han mejorado significativamente, en los últimos 5 años se viene presentando un estancamiento en la efectividad de los resultados.

Este estancamiento se presenta por varias razones: la equivocada definición de funciones en la PMO, la falta de identificación de los principales beneficios, o el no contar con un procedimiento de evaluación de resultados. Además, se tiene la percepción de que las PMO solo están para exigir informes a las personas que realmente vienen ejecutando los proyectos.

En la actualidad, se podrían clasificar las PMO en 5 tipos:

1. Por departamento/unidad
2. Para un proyecto(s) temporal
3. De respaldo/controles
4. Corporativo
5. De excelencia

BDO ha desarrollado una metodología para implementar una Oficina de Proyectos, la cual varía en exigencias y detalles de acuerdo al tipo de PMO que se desea lograr. A continuación se presentan las siguientes 5 fases elementales:

1. Formatos Estándares: A pesar de que los proyectos sean distintos de acuerdo al negocio, área u objetivos, existen lineamientos básicos que deben aplicarse. Los formatos elementales con los que se debe contar son:
   • Acta de reunión
   • Presentación de avance
   • Archivos de control interno (mediciones)
   • Estructura de cronograma de trabajo
   • Acta de constitución
   • Plan de gestión del proyecto (alcance, tiempos, costos, calidad, riesgos, comunicaciones, entre otros). 
   • Entre otros
2. Entrenamiento: De nada nos sirve contar con formatos estándares y los campos legibles y precisos, si no contamos con las personas que sepan cómo completar dichos documentos y aprovechar su uso de manera práctica y con el fin correcto. Es por ello que se debe elaborar un programa de capacitación que se va ir desarrollando de acuerdo al nivel de madurez de la organización.
3. Seguimiento: Debemos asegurar el cumplimiento de los estándares y metodologías propuestas, es aquí donde se inicia el trabajo exhaustivo de los miembros de la PMO, pues deben hacer seguimiento a los involucrados para asegurar la correcta aplicación de estándares y ejecución de procedimientos. Pero este seguimiento no debe ser solo en el sentido de exigir, sino de sensibilizar a los involucrados sobre el verdadero valor de los mismos. Esta fase es el principal input para desarrollar las lecciones aprendidas.

Hasta este punto se cuenta con un primer nivel de madurez de una Oficina de Proyectos, al cual se le puede aplicar Modelo de Madurez Organizacional en la Gestión de Proyectos (OPM3, por sus siglas en inglés),  una y otra vez hasta llegar a un estándar aceptado por la organización.

4. Portafolio: en esta fase se involucra en mayor medida a la alta dirección, pues esta consiste en asegurar el alineamiento de las estrategias del negocio con la cartera de proyectos; es decir, seleccionar y priorizar los proyectos de acuerdo a nuestras estrategias, así como facilitar que se logren obtener los beneficios de los proyectos (que en algunos casos pueden durar años).
5. Recursos: Una vez que ya se cuenta con estándares, procedimientos y un equipo capacitado para la ejecución de proyectos, el siguiente paso es realizar los controles y mediciones de forma objetiva a los Gerentes de Proyectos, y el uso de herramientas tecnológicas que agilicen el trabajo colaborativo y brinden indicadores de los proyectos, programas y portafolios.

Finalmente, es importante precisar que la teoría se aprende y los formatos y procedimientos, con el tiempo, se van elaborando; pero la Gestión de Proyectos no puede funcionar de forma individual, se debe fomentar el uso de esta práctica en toda la organización. Es importante sensibilizar a las personas sobre los beneficios de esta, desde la alta dirección hasta quienes recién inician su carrera dentro de la compañía.