¿Por qué automatizar con visión de futuro?
69% de las empresas han acelerado sus iniciativas de transformación digital según Gartner, informa Omar Chavesta, Gerente de Consultoría de Negocios de BDO Perú. Algunas consideraciones claves para el éxito de las mismas como la visión de fácil entendimiento para la organización, así como la búsqueda de su sostenibilidad se mencionan en el siguiente artículo.
¿Por qué fracasan los proyectos de transformación digital?
Según la encuesta de La Junta Directiva de Gartner de 2020 el 69% de las juntas directivas aceleraron sus iniciativas de negocios digitales a raíz de la interrupción de COVID-19.
Sin embargo, un porcentaje muy elevado de los proyectos de transformación digital siguen fracasando por diversos motivos.
Existe una tendencia generalizada a acercarse a la transformación digital enfatizando tecnologías como inteligencia artificial (IA), chatbots, etc., ya que hoy en día son el centro de todas las miradas, y sin duda alguna las que van a marcar los avances del desarrollo de software en los próximos años.
Sin embargo, los problemas tecnológicos suelen ser los aspectos más fáciles de resolver, y son otros aspectos, no relacionados con la tecnología, los que pueden enmascarar la profundidad de la transformación organizacional requerida y convertirse en serios inhibidores.
Sin una visión compartida, la transformación digital se estancará. Solo una visión que sea significativa y fácil de entender es factible.
La verdadera transformación digital implica optimizar el modelo de negocio. Es decir, conseguir una mayor productividad, mejores productos, y una mejor experiencia de cliente, para adaptarlo digitalmente, y transformarlo para abrir nuevas líneas de negocio de productos, servicios o modelos.
Claves para automatizar con visión a futuro
En la medida que se avanza en la línea de optimizar y transformar operaciones comerciales digitales surgen una serie de preguntas que resultan inevitables:
- ¿Qué procesos se deben de automatizar o reinventar primero?
- ¿Cómo es posible ofrecer valor rápidamente?
- ¿Cómo ofrecer valor de forma sostenible?
Tecnologías como RPA e IA ofrecen nuevas oportunidades para generar valor, sin embargo, no conviene quedarse con lo que dice la publicidad que rodea a estos productos y realizar un buen estudio de las necesidades reales.
No es posible automatizar con visión de futuro si la transformación no está impulsada por el negocio
La transformación digital debe centrarse en prioridades comerciales como el crecimiento de los ingresos, la satisfacción del cliente o la eficiencia operativa para ser verdaderamente transformadora. Y también debe abarcar a las personas y procesos.
Al igual que cualquier otro proyecto, para abordar un proceso de transformación digital es necesario comprender claramente cuál es el resultado comercial que se espera y centrar las prioridades en ese resultado.
Optimizar la eficiencia y transformar para innovar
¿Por qué lo llamamos automatización de procesos en lugar de automatización de oportunidades?
La optimización se centra en maximizar la eficiencia de los procesos y operaciones comerciales ya existentes, aumentando su productividad, reduciendo errores y evitando riesgos conocidos. En un entorno tecnológico hace referencia a aumentar el valor generado mediante el uso de tecnologías de automatización.
Sin embargo, la transformación está más enfocada a generar valor agregado, y utiliza los datos generados por otras aplicaciones (en general aportados por la optimización digital), y la automatización para experimentar con nuevas formas de generar valor. Por lo tanto, las empresas deben de invertir en tecnologías que permitan realizar cambios de forma rápida y ágil a medida que se prueban nuevas ideas.
En ambos casos, la idea que debe prevalecer es apostar por un retorno rápido de las inversiones, y para ello la mejor estrategia es empezar introduciendo tecnologías poco invasivas y que permitan un desarrollo rápido.
En el caso de la optimización, se pueden mejorar los procesos habilitando nuevos servicios digitales. Además, se añadirán nuevas metodologías y se respaldarán mediante la monitorización y el análisis de los procesos. Y se utilizarán técnicas de minería de procesos y simulación para mejorarlos y dotarlos de mayor inteligencia.
En cuanto a la transformación, su objetivo es descubrir nuevos patrones de comportamientos e identificar los procesos o tareas que se prestan a automatización. Para ello, necesitará software específico para realizar el análisis, y plataformas RPA y low-code para realizar el desarrollo de las aplicaciones.
Los líderes de desarrollo de aplicaciones deberán respaldar una combinación de esfuerzos de optimización y transformación, y para ello necesitarán tecnologías que automaticen los procesos y que aumenten la destreza digital de los trabajadores del conocimiento al ofrecer una mejor colaboración y soporte de decisiones.
RPA y low-code para optimizar y transformar
¡Las aplicaciones heredadas no siempre son fáciles de cambiar! Están desarrolladas con tecnologías en desuso, y no disponen de un API que permita compartir los datos, por lo que acaban generando silos de información dentro del sistema.
En estos escenarios, RPA proporciona una forma poco invasiva de acceder a los datos o servicios bloqueados y conseguir resultados muy parecidos a los que se obtendrían modernizando el software, pero con menos esfuerzo inicial, y reduciendo costos y tiempo invertido.
Por otra parte, las plataformas low code permiten integrar al equipo de desarrollo a personas con menos habilidades técnicas pero que poseen conocimientos de otras áreas de la organización que el equipo de TI no tiene.
Pueden utilizarse para automatizar procesos que impliquen una combinación de tareas realizadas por humanos o máquinas. Y también automatizan procesos donde se requiere poca o ninguna interacción humana.
Combinando plataformas de integración, RPA y low-code, es posible cerrar las brechas entre las aplicaciones heredadas y las modernas, aumentando el grado de automatización en la organización y liberando de carga al departamento de TI. Además, con la introducción de estas tecnologías se conseguirá una mejor difusión del conocimiento empresarial, y se mejorará la experiencia del usuario.
Mejorando el ROI y los resultados comerciales
Un proceso automatizado, pero mal diseñado sigue siendo un mal proceso. La automatización no adecuada de un proceso puede generar más problemas ya que aporta mayor rigidez al proceso comercial, además de costos adicionales de infraestructura y mantenimiento.
Para mejorar los procesos es imprescindible apoyarse en los usuarios del proceso y utilizar metodologías como Lean para mejorar el producto o servicio y la experiencia de los clientes.
Además, se debe adoptar una mentalidad de DigitalOps para conectar las inversiones en herramientas tecnológicas con los resultados comerciales operativos y estratégicos.
En el proceso de transformación digital los líderes deberán considerar como mínimo los siguientes puntos:
- Adoptar de plataformas de aplicaciones low code para realizar de forma ágil procesos que permitan experimentar con las futuras experiencias de clientes.
- Usar iBPMS para automatizar, orquestar y coreografiar procesos comerciales complejos.
- Proporcionar servicios de integración de aplicaciones para evitar los silos informativos dentro de la organización.
- Utilizar herramientas para analizar, y extraer significado, de datos estructurados y contenidos no estructurados y semiestructurados.
- Hacer uso de plataformas de comunicación y participación para potenciar la colaboración entre los trabajadores del conocimiento.
- Analizar interacciones ad hoc para identificar más oportunidades de automatización.
- Evaluar el impacto de la automatización tanto a nivel de rol como de habilidades.
Cómo puede ayudar BDO
Automatización de procesos de negocio
Asesorando en proyectos de rediseño y mejora de procesos de negocio mediante metodologías comprobadas e implementadas con éxito. BDO viene complementando sus servicios con el sistema AuraQuantic BPMS (Business Process Management System) para la automatización de procesos acorde a las tendencias y necesidades del mercado.
MÁS INFORMACIÓN
Adaptado por BDO Perú de ‘Por qué automatizar con visión de futuro’, AuraQuantic, Enero 2021.