¿Cuánto tiempo debo almacenar o guardar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios?

Recientemente el Decreto Legislativo Nro. 1315 modificó el artículo 87° del Código Tributario, señalando que se debe almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, cinco (5) años o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor. 

Al respecto, se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Para el cómputo del plazo de cinco (5) años antes señalado, se debe contar a partir del uno (1) de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de la presentación de la declaración de la obligación tributaria correspondiente.
  • La referida modificación hace una precisión respecto a los Pagos a Cuenta del Impuesto a la Renta, señalando que el plazo de cinco años se computa considerando la fecha de vencimiento de la declaración anual del citado impuesto.

Ante lo precisado, resulta pertinente también indicar cuál es el plazo de prescripción de los principales impuestos en al ámbito empresarial:

  • En el Impuesto a la Renta, el plazo de prescripción para determinar la obligación tributaria, así como la acción para exigir su pago y aplicar sanciones, prescribe a los cuatro (4) años, y a los seis (6) años para quienes no hayan presentado la declaración respectiva. El cómputo de los cuatro (4) años antes señalados inicia el uno (1) de enero del año siguiente, a la fecha en que vence el plazo para la presentación de la declaración jurada anual respectiva.
  • En el IGV, el plazo de prescripción para determinar la obligación tributaria, así como la acción para exigir su pago y aplicar sanciones, también prescribe a los cuatro (4) años, y a los seis (6) años para quienes no hayan presentado la declaración respectiva. El cómputo de los cuatro (4) años antes señalados inicia el uno (1) de enero siguiente a la fecha en que la obligación sea exigible.

Entonces, en base a lo expuesto, podemos entender que los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán almacenarse durante cinco (5) años o durante el plazo de prescripción del tributo objeto de análisis, el que fuera mayor.

Al respecto, cabe precisar que el plazo máximo para guardar un registro de compras, por ejemplo, podrá variar si nos referimos a la deducibilidad del gasto para el Impuestos a la Rentra, o al crédito fiscal por IGV, dado que el cómputo de los plazos es diferente entre ambos impuesto; o si, por último, nos referimos  a un tributo no declarado, donde el plazo de prescripción es mayor.   

Finalmente, es importante también indicar que, la SUNAT está facultada, conforme diversas sentencias del Tribunal Fiscal lo señalan, a requerir a los contribuyentes los  comprobantes y/o documentos de periodos prescritos, pero que tengan incidencia en un periodo no prescrito. Esto ocurre recurrentemente en el caso de comprobantes de pago que acrediten el valor de un activo fijo, donde puede haber prescrito el periodo de registro del comprobante de pago, sin embargo la depreciación del activo aún no prescribe.

Ante todo lo expuesto, resulta importante resaltar que los plazos para mantener guardado un libro o registro vinculado a asuntos tributarios es el mismo, tanto para el caso de llevarlos en versión física como electrónica, requiriéndose siempre hacer un análisis de la situación o contexto en el que se encuentran  (tributo declarado o no declarado), conteo de plazos y comparación de ellos, siendo aplicable el mayor entre ambos.