Recomendaciones relacionadas a nóminas al cierre de año

Estamos a puertas de concluir el presente año y para muchas empresas el personal constituye su principal activo pero sobre todo el principal costo en su estructura financiera. En ese contexto, es importante tomar en cuenta algunas consideraciones a efecto de poder controlar y evitar sobrecostos financieros, laborales y tributarios.

Vacaciones

Es necesario revisar periódicamente, los saldos de vacaciones del personal a efecto de evitar excesos e incluso sobrecostos por contar con periodos indemnizatorios. Al respecto se debe de coordinar con las áreas correspondientes las programaciones las cuales se deben de ajustar a las necesidades del personal y de la Empresa, el control y manejo de vacaciones debe de constituirse en un índice o ratio de medición para evaluar el desempeño de las Gerencias relacionadas al personal.

Finalmente, dado que las vacaciones ameritan provisionarse por el principio del devengado, es necesario revisar y ajustar los saldos contables al cierre del año manteniendo un control sobre las vacaciones tomadas y provisionadas a efecto de evaluar la deducibilidad de gasto para impuesto a la renta.

Impuesto a la renta de 5ta categoría

La empresa actúa como agente de retención en relación al mencionado impuesto, en tal sentido y tomando en cuenta que el empleador es responsable solidario, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

• Asegúrese de informar a sus colaboradores sobre la responsabilidad de comunicar sus ingresos provenientes de otros empleadores (utilidades, reintegro de utilidades, ingresos de instituciones universitarias, etc), esto a efecto de efectuar la retención de manera oportuna y evitar ajustes de fin de año que pueden generar malestar y perjudicar el flujo de caja familiar.
• Prepare y entregue los certificados de retención de 5ta categoría oportunamente, con esto cumplirá con su obligación legal e informará al colaborador su retención en base a la información recibida.

Aguinaldos

En este mes es común que las empresas otorguen a sus colaboradores “regalos” los cuales pueden incluir diversos bienes tales como pavo, panetón y/u otros.

Al respecto es importante considerar lo siguiente a efecto de poder cumplir con la normatividad vigente:

1. El aguinaldo (canasta de navidad) está gravado con el impuesto a la  renta de 5ta categoría, en consecuencia se debe de tomar en cuenta para la retención, es implícito que el mismo debe de consignarse en la planilla.
2. El aguinaldo es un concepto no remunerativo, en consecuencia no está afecto para el cálculo de beneficios laborales.
3. Dado que son bienes y la entrega de los mismos a los colaboradores constituyen un retiro de bien, se debe de emitir un comprobante de pago  (Boleta de venta) y gravarlo con IGV.
4. Cumpliendo con lo indicado, el gasto por la entrega de aguinaldo a los colaboradores constituye un gasto deducible.

Siguiendo estas pautas minimizará riesgos legales y tributarios para La Compañía y para sus colaboradores.

Finalmente hace algunos días se han promulgado normas relacionadas al impuesto a la renta de personas naturales ( colaboradores) que rigen a partir del 1° de Enero del 2017, en ese contexto se tendrá que revisar el impacto y el mecanismo de implementación ya que la mismas tendrán efecto en los sueldos netos a recibir.