El verdadero valor de la documentación

Es común encontrar empresas que afirman con orgullo que ya tienen todo documentado. El tema es: cómo, para qué o para quién.

Hay una diferencia muy grande entre documentación e información, para quién esta dirigida y cómo debe ser utilizada. Se invierte mucho esfuerzo en relevar procesos en las empresas y lo usual es encontrar que, debido a la forma no integrada y a un modelo “plano” de registro, no se obtiene el valor que se debería, es insostenible en el tiempo, produce ineficiencia y hace lenta la mejora continua en las organizaciones.

El detalle, así como la visión integrada de la información, dónde y cómo es almacenada, es importante y mucho.

Solo imaginar que todo lo que documento a nivel de actividades o más en la empresa está en una base de datos con todas las relaciones existentes de qué posición y/o persona hace cada cosa, qué tipo de actividad es (manual, automática, usuario, etc.), qué función cumple (autorización, consultiva, coordinación, etc.), cuánto tiempo toma, qué frecuencia tiene, si es virtual o no, qué sistema lo soporta, qué políticas o documentos están asociados, los riesgos y controles, parece inalcanzable. Sin embargo, con una herramienta como Goldenbelt no solo es muy sencillo, sino que agrega valor de forma inmediata y permanente.

Documentar y que de forma automática cada colaborador obtenga un tablero de mando actualizado en línea de sus procesos, actividades, riesgos, controles, indicadores, políticas y documentos y que la organización cuente en línea con el potencial de automatización de sus procesos, de robotización de su organización y de la virtualización de los diferentes puestos de trabajo es la base de la transformación y clave en la priorización para lograr el mayor impacto en el menor tiempo posible.

Y tu información, ¿está realmente generando valor?

Adaptado por BDO Perú de ‘El verdadero valor de la documentación’, Goldenbelt, Agosto 2021.