¿Las Oficinas de Proyectos están generando valor?

Hoy en día las organizaciones tienen la percepción de que las PMOs se han convertido en burocráticas, dedicadas exclusivamente a brindar metodologías, controlar que estas se usen en sus proyectos y presentar gráficos llamativos de avance.

De acuerdo al PMI, las altas gerencias precisan que los reportes que se presentan no son los informes que realmente requieren. Las gerencias de mando medio indican que la PMO solo exige cumplimiento a sus estándares impuestos. Y las áreas operativas precisan que les quitan tiempo.

Las PMOs de ahora, deben ir más allá de simplemente ejecutar de la mejor manera los proyectos. Las PMOs tienen la responsabilidad de generar valor a la organización, mediante la gestión de los proyectos, programas y/o portafolios.

Para generar valor, las PMOs deben enfocarse en:

1. Alineamiento Estratégico: La PMO debe tener participación en la planificación estratégica, debe brindar herramientas de priorización, considerando tiempos, dependencias, costos, competencias, factores que permitan a la alta dirección tomar mejores decisiones. La PMO debe  aportar desde un enfoque de viabilidad y valor a la organización.

2. Beneficios del proyecto: La PMO debe apoyar en la definición de los beneficios esperados y con ello realizar el seguimiento a los mismos, los cuales en muchas ocasiones no son medidos o se pierden en el tiempo debido a que se trata de beneficios a largo plazo. 

3. Percepción de valor: Los interesados en la organización deben percibir que realmente están o van a recibir valor con las iniciativas propuestas o los proyectos en ejecución, para esto se requiere realizar las mediciones de percepción de valor a los interesados de la organización y realizar su seguimiento. La PMO debe ser el nexo entre lo que las áreas operativas considera valioso y lo que la alta dirección desea y con ello reducir esa brecha, esa disociación que en muchas organizaciones se encuentran.

4. Cultura de gobierno PMO: Este enfoque es quien brinda el soporte a los 3 puntos anteriores, responsable de la comunicación a los interesados dentro y fuera de la organización. La PMO debe  responsabilizarse en difundir los logros obtenidos de los proyectos, brindar capacitación sobre las buenas prácticas de gestión de proyectos y administrar la gestión del cambio. Y con ello lograr evidenciar que se están logrando las metas deseadas.

5. Agilidad: Hoy en día la tecnología esta brindando nuevas soluciones en proyectos muy cortos. Los equipos de proyectos deben contar con equipos multidisciplinarios y la PMO debe proporcionar estándares y metodologías ágiles, administrar el buen uso de lecciones aprendidas y utilizar como soporte el uso herramientas de proyectos colaborativos de acuerdo a las necesidades que realmente requiere el negocio.

Cabe destacar que la PMO no es el único responsable de desarrollar las acciones descritas, sino que estas se deben ejecutar en coordinación con el resto de áreas de la organización. 

Las PMOs dejaron de ser solamente "Ejecutar eficientemente los proyecto", hoy en día deben ser participes en brindar soluciones y mejoras a la organización, apoyar en priorizar los proyectos, crear portafolios y programas asegurando la mejor ejecución los proyectos  y evidenciar los resultados deseados. Las PMOs siguen en evolución y las organizaciones están notando la importancia de contar con dicha función. Si no se desarrolla una cultura de gestión de proyectos, se está tomando un alto riesgo de no alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.

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