Una Contabilidad Digitalizada, ¿Adiós al documento físico?
Hoy en día observamos que los entes reguladores y fiscalizadores han dado normas para que las empresas puedan con creatividad tener una contabilidad digitalizada. Es verdad que aún falta cambiar algunas normas pero hay grandes avances. Así tenemos, que los comprobantes electrónicos emitidos y los que se reciben de los proveedores, son el sustento de casi el 80% de la contabilidad de una organización. Por otro lado, tenemos los libros contables electrónicos, las firmas digitales y hasta el dinero electrónico.
Entendemos que todo proceso lleva un tiempo de maduración y todo cambio un tiempo de aceptación pero ya es hora que las organizaciones inviertan los recursos necesarios para implementar o desarrollar mejoras a sus sistemas informáticos, revisen sus procesos y procedimientos internos y logren estructurar un proceso contable totalmente digitalizado.
Muchos empresarios y/o gerentes afirman que requieren del documento físico para aprobar las transacciones de sus compañías y no autorizan el cambio del procedimiento. Sin embargo, con el uso de la firma digital u otra solución tecnológica se podría simplificar el proceso de aprobaciones sin requerir del papel. Incluso, de recibir documentos físicos de sus proveedores, dichos documentos podrían ser escaneados e incluidos en los procesos de aprobación de transacciones, contable y de tesorería. Cada día la tecnología se pone más al alcance de las empresas y personas, no es cara, por lo menos la que se requiere para la digitalización de los procesos mencionados anteriormente.
No solo las grandes corporaciones están llamadas al cambio. La mediana y pequeña empresa también debe ser parte de este cambio. Es más, sus procesos y procedimientos internos no son tan complejos y pueden digitalizar su contabilidad con menos cambios. No requieren de costosas soluciones informáticas, requieren creatividad y posiblemente de un consultor especialista en revisión de procesos.
La Gerencia de cada organización se debe cuestionar que tan importante es dar el paso adelante. No solo analizar la reducción de costos que implica el uso del papel y otros suministros para obtener el sustento de cada transacción, sino la reducción del tiempo (costo) del personal que interviene en los diferentes procesos de la Compañía y la eficiencia obtenida en el proceso contable y análisis de la información financiera.
Finalmente, esperamos que en un futuro cercano las entidades reguladoras y fiscalizadoras formalicen las normas que se requieren para no mantener en archivo físico documentos que sustentan las transacciones para fines tributarios y laborales, entonces podamos decir “adiós al documento físico”. Las empresas deberán invertir recursos para el adecuado almacenamiento de los documentos electrónicos, su fácil localización, desde su emisión y/o recepción, su paso por las diferentes áreas del negocio para las aprobaciones respectivas y su registro en la contabilidad.